Mi método personal para ser más productivo con el email

Practicamente trabajo sumergido en el email, y probablemente la mitad de mi día me la paso enviando y recibiendo correos, características de trabajar en una empresa que funciona 100% en internet y sin oficinas.

Yo tengo un método muy particular para trabajar e intentar ser lo más productivo posible con el email. Probablemente no le sirva a todos porque trabajo bajo ciertos parámetros muy particulares: Recibo unos 150 a 200 emails diarios, la mayoría de mis pendientes salen de mensajes de correo que envío o recibo y hago mucha administración de la empresa por medio del correo. Quienes tengan un volumen de correo mucho menor o usen software instalado en sus computadoras (como Outlook o Mail.app) probablemente no encuentren utilidad mayor en lo que sigue, pero tal vez alguno de mis 3 lectores encuentre algún buen consejo en lo que sigue:

Lo que se necesita

Necesitas Gmail o Google Apps, lo porque me da una flexibilidad que ningún cliente de correo que pueda instalar en mi Mac me ofrece. Es especialmente útil ahora que se le pueden agregar toda clase de características menores (pero muy útiles) por medio de la función de Labs. Además, con la cantidad de mails que recibo, Mail.app ocupaba entre 900 y 1GB de memoria real cuando lo usaba, era demasiado.

Lo primero es activar las siguientes funciones en la pestaña Labs dentro de la configuración de Gmail:

1. Offline
2. Tasks
3. Quick Links
4. Quote selected text
5. Navbar drag and drop
6. Custom Label Colors
7. Mark as Read Button
8. Go to label
9. Create a Document
10. Text Messaging (SMS) in Chat
11. Send & Archive
12. Google Calendar gadget
13. Google Docs gadget

Ahora crea la mayor cantidad de Etiquetas posibles para todo tipo de correos que recibes. No importa cuantas crees, porque si no las usas las puedes ir borrando. Yo inicié con unas 40 etiquetas y poco a poco las he ido reduciendo a 25. El criterio usado para crearlas fue intentar recordar los tipos de correo que recibo. Por ejemplo en Hipertextual tenemos una lista de discusión para cada blog y yo estoy en todas esas listas, por lo tanto tengo una etiqueta para cada lista. También recibo confirmaciones de vuelos y hoteles (otra etiqueta llamada viajes), correos relacionados con la publicidad, con datos importantes de los editores de los blogs en Hipertextual y así.

Una vez creadas las etiquetas, pon una arroba (@) antes del nombre de las que consideres que vas a usar más (después puedes ir cambiando). De esta forma el acceso es mucho más rápido a estos grupos de emails, también lo hago porque cuando quiero asignar etiquetas a un correo, estas aparecen primero en el menú.

Ahora coloréalas, asigna un color diferente (o grupos de colores) a tus etiquetas, te hará la vida mucho más fácil.

El siguiente paso es uno de los más importantes y más laboriosos de todos: crear filtros, para los nerds y los geeks como yo es una función básica y bastante obvia, pero he notado que la mayoría de las personas jamás en su vida lo han usado. Los filtros permiten archivas o asignar etiquetas a los emails dependiendo de algunas condiciones. Por ejemplo, es posible crear un filtro que archive y asigne una etiqueta a cualquier correo que venga o vaya dirigido a una dirección de email en particular; inclusive se pueden crear filtros por palabras dentro del correo.

Yo tengo filtros que asignan automáticamente una etiqueta a las listas de correo que pertenezco, también le pido que archive automáticamente el email para que no se muestre en mi inbox, y evitarme la sobrecarga de información; prefiero yo ir al email (y no que el email venga a mi). No hay una guía específica para crear filtros, creo que eso va determinado por las necesidades concretas de cada persona, pero mientras más lo uses menos tiempo gastas en organizar tus mails.

Por último, apréndete algunos atajos del teclado, y cuando te los sepas verás lo fácil que es clasificar, archivas, contestar y crear emails sin tocar el mouse, si acumulas el tiempo ahorrado, después de un año serán horas que usaste para alguna otra cosa.

Cómo organizar el flujo de emails

Yo lo que tengo es un flujo constante de emails, lo bueno es que después de tanto filtro que tengo configurado, lo que llega a mi bandeja de entrada son unos 30 emails diarios, por lo que no tengo que estar revisándolos cada 2 o 3 minutos. Las listas de discusión (que como pueden notar, son muy importantes en mi trabajo) algunas las reviso una vez al día otras las reviso 2 o 3 veces al día, dependiendo de la actividad que tengan.

Las reglas que sigo para leer/contestar:

1. Si es un comunicado de prensa que se coló al inbox (tengo un filtro que los borra o los archiva y los mete en una etiqueta) con un título que no me interesa, inmediatamente lo borro.

2. La mayoría de los correos sin asunto los borro automáticamente

3. Cualquier otro email lo abro, si considero que nunca lo voy a contestasr lo borro automáticamente, no lo guardo, no lo archivo, lo borro. Archivar emails que jamás voy a contestar, que no me interesan o no voy a volver a leer no tiene sentido, es ruido.

4. Si considero que puedo contestar un email en dos minutos o menos, lo hago en ese mismo momento, no lo dejo para después, no lo dejo en pendiente, lo contesto en el acto.

5. Los mails que voy a tardar más de dos minutos en contestar los clasifico en dos: poco importantes y muy importantes. Los poco importantes los marco como no leídos y espero a tener más tiempo para contestar, trato de que que no pasen más de 24 horas para responder, aunque a veces es imposible. Los que son muy importantes, inmediatamente marco una estrella para contestarlos apenas pueda, les doy prioridad.

6. Archivo lo más que pueda, todo lo que contesto lo archivo, para tratar de tener mi Inbox a 0 o cerca de 0, para eso es tan importante la opción de Send & Archive activada en Labs. Total, Gmail tiene un buscador de mails bastante bueno.

Centro de Operaciones

Se podría decir que Gmail se ha convertido en un pequeño centro de operaciones de mis labores diarias y por lo tanto también lo uso para mis pendientes, acceso a mis documentos y acceso a mi calendario. Aquí es donde entra en juego todo el poder de las funciones extra en Gmail.

Como la mayoría de las tareas de trabajo surgen a partir de un email uso la función de Labs llamada Tasks (no se como venga en español) para crear las listas de pendientes. Cualquier email se puede convertir en una tarea nueva (usar la opción: Add to Tasks en el menú More Actions). Así tengo las cosas que me faltan hacer siempre a la vista.

En la barra lateral izquierda se muestran los últimos documentos creados en Google Docs (borré el Office de mi computadora) y las últimas citas marcadas en mi Calendario, es mucho más facil tener acceso a ellos de esta forma.

Aún hay cosas que me gustaría mejorar para acelerar aún más el proceso de escribir y leer emails, pero en el estado actual me sirve bastante. Espero le sirva a alguien más.